Die Europäische Eignungsprüfung findet nur einmal im Jahr statt, wobei die Prüfung in der Regel im März oder April abgehalten wird. Ein Hinweis auf die nächsten Prüfungstermine sowie die zugehörige Frist zur Anmeldung zur Prüfung wird im Amtsblatt des Europäischen Patentamtes veröffentlicht. In den Jahren zuvor konnten diese Informationen der Juni-Ausgabe des Amtsblattes entnommen werden, im Jahre 2004 waren die Informationen jedoch schon in der März-Ausgabe zu finden. Darüber hinaus fiel das Ende der Anmeldefrist meist auf Anfang November des Vorjahres, allerdings endete die Anmeldefrist für die Prüfung 2005 bereits Ende Juni 2004. Der Eingangsstempel des Europäischen Patentamtes ist maßgeblich, eine Weiterbehandlung (Art. 121 EPÜ) oder eine Wiedereinsetzung (Art. 122 EPÜ) nach dem EPÜ ist nicht möglich. Die R. 84a AO EPÜ ist jedoch anwendbar (Beschl.d.Präs.EPA vom 11.12.1998).
Die Anmeldung zur Prüfung gilt ferner erst zu dem Zeitpunkt als eingegangen, zu dem die Prüfungsgebühr als eingegangen gilt. Der Maßgebende Zahlungstag bestimmt sich hierbei nach Art. 8 GebO EPÜ. Die Höhe der Prüfungsgebühr ist von verschiedenen Umständen abhängig. So wird beispielsweise bei denjenigen Bewerbern, die die Prüfung vollständig wiederholen, eine Zuschlagsgebühr zu der Grundgebühr fällig.
Für die Anmeldung zur Prüfung muß das im Amtsblatt des Europäischen Patentamtes abgedruckte Formblatt verwendet werden. In diesem Formblatt kann u.a. auch der gewünschte Prüfungsort angegeben werden, wobei für deutsche Bewerber regelmäßig die Städte München und Berlin angeboten werden. Ferner empfiehlt es sich, den Anmeldeunterlagen das Formblatt 1037 des Europäischen Patentamtes beizufügen, da das Sekretariat nur dann den Eingang Ihrer Anmeldung bestätigt.
Die Anmeldeunterlagen müssen unterschiedliche Nachweise und Bescheinigungen enthalten. Hierzu zählt zum einen der Nachweis der natur- oder ingenieurwissenschaftlichen Kenntnisse. Dies könnte beispielsweise eine amtlich beglaubigte Kopie des Hochschuldiplomes sein. Die Beglaubigung der Kopie kann u.a. durch eine Behörde eines Vertragsstaates oder – nach Terminvereinbarung mit dem Prüfungssekretariat – durch das Europäische Patentamt erfolgen. Des weiteren ist den Anmeldeunterlagen die Bescheinigung des Ausbilders/Arbeitgebers über das Praktikum/die Beschäftigungszeit beizufügen. Die Bescheinigung muß Art und Umfang der ausgeübten Tätigkeit beschreiben. Im Gegensatz zum Wortlaut des Art. 10 VEP muß der Bewerber nicht an Tätigkeiten im Zusammenhang mit „europäischen“ Patentanmeldungen oder Patenten beteiligt gewesen sein. Es ist vielmehr ausreichend, wenn der Bewerber an Tätigkeiten im Zusammenhang mit „nationalen“ Patentanmeldungen und Patenten beteiligt war. Um zu gewährleisten, daß die Angaben in der Bescheinigung vollständig sind, empfiehlt es sich, das für die Bescheinigung vorgesehene Formblatt zu verwenden, das ebenfalls im Amtsblatt des EPA abgedruckt ist.
Das Prüfungssekretariat unterrichtet jeden einzelnen Bewerber schriftlich über die Zulassung oder Ablehnung seiner Anmeldung zur Prüfung. Ist ein Bewerber zugelassen, so wird er ferner über den Tag, die Uhrzeit und den Ort der Prüfung unterrichtet.